LICENS: Opnå store besparelser ved at benytte licenstypen Team Member

af Henrik Jensen 5. juni 2018 14:50

Jeg kommer rundt i rigtig mange forskelligartede virksomheder, som har mange forskellige behov i forhold til Dynamics CRM/365, og en ting som jeg ofte falder over er, at de fleste virksomheder ikke er opmærksomme på nogle meget store besparelser man kan opnå ved at analysere hvordan Brugerne benytter CRM.

Jeg har medvirket til at virksomheder kan spare flere 100.000 kr. hvert år i licenser, ved at undersøge om Team Member-licensen er dækkende for virksomhedens behov.

Der findes forskellige licensformer i CRM - ofte kaldet Planer (Customer Engagement Plan, Unified Operations Plan, Dynamics 365 Plan), men der findes en særlig licensform som har navnet Team Member.

Det overordnede formål med Team Member er at give brugere adgang til alle CRM-data og kunne opdatere data i de basale Entiteter i Dynamics 365, såsom Firmaer, Kontaktpersoner, Aktiviteter mv.

 

Hvad må man med en Team Member-licens?

Her er en overordnet liste over de tilladelser man har med en Team Member-licens:

  • Adgang til alle platforme: Web (Browser), Mobil, Tablet og Outlook
  • Bruge Relationer og Forbindelser mellem poster i CRM
  • Køre Arbejdsprocesser der er indstillet til som en proces efter behov (OnDemand Workflows)
  • Benytte Gemte Visninger og Brugerdefinerede Visninger
  • Benytte Hurtigsøgning, Multisøgning og Avanceretgning
  • Eksportere data til Excel
  • Læse alle CRM-data i den pågældende plan
  • Redigere data i Firmaer, Kontaktpersoner, Aktiviteter & Noter, Fælles kalendere og Annonceringer
  • Redigere Vidensbaseartikler, Brugerdefinerede Dashboards og Rapporter
  • Indrapportere og godkende Tid og Omkostninger. Godkende Fakturaer
  • Benytte Aktivitets Feeds og Yammer-integration
  • Benytte Køer og starte Dialoger
  • Redigere data i Brugerdefinerede Entiteter
  • Indstille Personlige Indstillinger
  • Oprette og Redigere data vedr. Rekvisitioner, Kvalitetskontrol og Service-ordrer
  • En del rettigheder i forhold til Portaler og PowerApps til Team Member
     

Hvad må man IKKE med en Team Member-licens?

Her er en overordnet liste over de tilladelser (Oprette og Redigere) man IKKE har med en Team Member-licens:

  • Generelt: Benytte Systemvisninger, Systemdashboards, Systemdiagrammer, Lave skabeloner, Oprette Processer, Lave administrative opgaver såsom tilpasninger
  • Salg: Kundeemner, Salgsmuligheder, Konkurrenter, Produkter, Prislister, Territorier, Salgslitteratur, Tilbud, Ordrer, Fakturaer, Mål, Afdelinger, Kampagner
  • Service: Sager, Kontrakter, Kontraktskabeloner, SLA'er, Faciliteter & Udstyr, Services, Ressourcer, Arbejdstid, Berretigelser
  • Teknisk Service (Field Service): Arbejdsordrer, Ressourcer, Ressourcestyring, Ressourceplanlægning, Serviceaftaler, Lager & Indkøb, Indkøbsordrer, Kundeudstyr, Inventar, Reparationer & RMA
  • Projektstyring (Project Service): Projekter, Ressourcsstyring, Projekt-prislister, Kontrakter, Fakturaer, Service, ressourcestyring, Ressourcekompetencer
     

Priser på licenser

Der er stor forskel på prisen for en Bruger med Fuld adgang og Team Member-adgang. Her er en oversigt, med priser gældende i skrivende stund. Prisen er per Bruger per Måned:

  • Customer Engagement Plan: Kr. 723,70
  • Unified Operations Plan: Kr. 1.195,76
  • Dynamics 365 Plan: Kr. 1.321,61
  • Team Member: Kr. 50,40

De fleste virksomheder benytter Customer Engagement Plan, og der er dermed en prisforskel på ca. kr. 670

En virksomhed med 200 Brugere, hvor halvdelen kan "nøjes" med Team Member-licensen kan altså spare ca. kr. 800.000 per år, en besparelse jer har medvirket til at fremkalde i en række tilfælde.
 

Hvad skal man gøre?

For at benytte den rigtige licensform i Dynamics 365, skal man alliere sig med en person, som har indblik i hvad man må og ikke må i forhold til de forskellige licensformer. Det kan koste dyrt at få besøg af en licenskontrol, for at opdage at man ikke har orden i sine licenser. Jeg anbefaler følgende:

  • Konsulter en person som har forstand på licensformerne, og som dermed kan rådgive i brugen af disse i forhold til virksomhedens behov.
  • Man bør oprette og benytte Sikkerhedsroller i forbindelse med Brugere der er indstillet til Team Member, for at sikre at Brugerne ikke gør noget som ikke er tilladt.
  • Sikre at forskellige miljøer (Udvikling, test, Produktion osv.) overholder licensreglerne.
     

Yderligere information

Her er nogle links til relevante informationer om licenser:

CRM-software går som varmt brød

af Henrik Jensen 13. april 2018 08:51

Jeg faldt over en artikel i Computerworld, med overskriften CRM-software går som varmt brød. Ifølge Gartner blev der i 2017 solgt CRM-software for i alt 39,5 milliarder dollar, og der vil blive solgt endnu mere i 2018.

I følge artiklen er der flere grunde til at CRM-markedet er det hurtigst voksende software-område overhovedet for tiden, herunder:

  • Mere avancerede salgsprocesser i virksomhederne
  • Behov for mere marketing, med nye værktøjer.
  • Krav vedr. GDPR (Persondataforordningen)

I følge Gartner ser CRM-billedet således ud i 2017:

 

Redigering af Diagrammer i XrmToolBox med Advanced Chart Editor

af Henrik Jensen 9. april 2018 13:30

XrmToolBox finder man et værktøj, som er specielt egnet til at redigere Diagrammer i Dynamics 365. Værktøjet hedder Advanced Chart Editor.

Man kan åbne alle Diagrammer i værktøjet og redigere dem i en Chart Editor (direkte i XML-definitionen) og/eller i Visual Editor (Chart Editor Helper).

Yderligere informationer

Her er en række links til blogindlæg om Diagrammer (Engelsk):

Microsoft udvider antallet af datacentre i Europa og Mellemøsten

af Henrik Jensen 8. april 2018 08:54

Microsoft udvider antallet af datacentre i Europa og Mellemøsten.

Det første datacenter i Schweiz (Geneve og Zürich) og De Forenede Arabiske Emirater (Abu Dhabi) bliver en realitet. Microsoft har netop åbnet datacentret i Frankrig, som nu kan tilbyde Microsoft Cloud-baserede ydelser til Microsoft Azure og Microsoft Office 365.

Datacentrene i Tyskland udvides endvidere, og kan tilbyde flere lokationer.

Læs den officielle meddelelse (Engelsk): Microsoft expands cloud services in Europe and into Middle East to meet growing customer demand...

Multi-Factor Authentication (MFA) og CRM

af Henrik Jensen 29. marts 2018 13:11

Der er stadig flere og flere der benytter en godkedelsesmekanisme mere end bare at logge ind til en applikation såsom Dynamics CRM.

Kært barn har mange navne, så lad os lige få dem på plads: MFA, 2FAMulti-Factor Authentication, Two Factor Authentication, 2-faktor-sikkerhed, Totrinsgodkendelse...og sikkert flere endnu.

Der er flere metoder som kan benyttes, såsom at man modtager en SMS med en kode når man logger ind til et system eller server.

Den metode man ser mere og mere er en hvor man har en App på sin telefon. Ofte er det den mest simple. En sådan App kan f.eks. være Microsoft Authenticator. Den fungerer således:

  1. Du foretager login til en applikation (f.eks. CRM) eller en server.
  2. På din telefon modtager du en besked, som du godkender eller afviser.
  3. Godkender du meddelelsen får du adgang til applikationen eller systemet.
Din telefon kan konfigureres
til flere forskellige applikationer
og systemer 
 

Der skal ikke indtastes adgangs-
koder for at få adgang til appli-
kationen eller systemet

  Du modtager en besked på din 
telefon, som du kan godkende
eller afvise
       

De enkelte applikationer kan opsættes på forskellig vis. Hvis man arbejder med Microsoft i skyen, f.eks. Dynamics CRM, SharePoint eller andre, så kan MFA opsættes via Office 365 Portalen. 

Hvis man ønsker at benytte MFA på sine onPremise-systemer og infrastruktur, kan dette lade sig gøre ved brug af Active Directory Federation Server (ADFS). Læs mere om de mange muligheder og konfigurationer (Engelsk PDF-dokument (9 MB)): Multi-Factor Authentication Documentation...

Jeg kan ligeledes anbefale følgende læsning (Engelsk): Getting started with Azure Multi-Factor Authentication in the cloud...

Hvilke applikationer understøtter ikke MFA? Der er faktisk en del. I forhold til Dynamics CRM kan nævnes Kingswaysoft og ClickDimensions.

CRMUG Summit 2018 i Dublin

af Henrik Jensen 8. januar 2018 19:32

CRMUG Summit 2018 afholdes i Dublin i perioden 24.-26. april 2018.

 

Jeg skal tale på 2-3 events. Hvilke er ikke helt besluttet endnu, men det skriver jeg mere om senere.

Læs mere om eventen her: Summit EMEA...

Man kan forudbestille sin tilmelding allerede nu og få optil 400  Euro i rabat. Læs hvordan her: Preregister to CRMUG EMEA...

CRM-systemer igennem 3 år ifølge Gartner

af Henrik Jensen 2. december 2017 08:57

Gartner laver løbende undersøgelser af bl.a. CRM-systemer, og de har lavet en rapport som viser hvordan de markedsledende CRM-systemer overordnet har rykket sig igennem de sidste 3 år; 2015-2017.

Illustrationen viser, at de 2 markedsledende CRM-systemer - Salesforce og Dynamics CRM/365 er gledet lidt baglæns, mens Oracle har flyttet sig til Leaders-området.

Analysen konkluderer bl.a at SAP CRM vil glide baglæns i fremtiden, mens andre mindre systemer formegentlig vil rykke højere op i hierarkiet.

Læs mere (Engelsk): Gartner Trajectories For Sales Force Automation 2015-2017...

Seneste analyse fra Gartner (Engelsk): The Forrester Wave™: Sales Force Automation Solutions, Q2 2017...

Så kan man købe Dynamics 365 v9

af Henrik Jensen 14. november 2017 08:03

Siden den 8. november er det muligt at købe Dynamics 365 v9, og inden længe bliver det muligt at opdatere sin nuværende version til v9.

Her er henvisninger til nyhederne i Dynamics 365 v9 (Engelsk):

Så er den her...den nye version af Dynamics 365

af Henrik Jensen 5. oktober 2017 17:41

Så kom dagen hvor man kan afprøve den nye version af Dynamics 365 Online, hvilket jeg vil blogge om i den kommende tid. Det umiddelbare indtryk er OK uden at være prangende. Der er kommet mere hastighed på (bare det varer ved!).

Den store nyhed er selvfølgelig den nye brugerflade, som umiddelbar virker OK. Jeg tror dog at Microsoft vil justere lidt på layoutet i den kommende tid, da det nogle steder virker lidt kluntet - for stor afstand mellem tekster, linjer, sektioner mv.). Tilpasninger af systemet gøres stadig i det "gamle" layout.

Der er ligeledes steder hvor oversættelser ikke slår igennem, herunder oversættelser for Teknisk Service og Projektstyring.

De annoncerede ændringer af Forretningsprocesser mangler også.

Opret en prøveversion her: https://www.microsoft.com/da-dk/dynamics365/sales

XRMToolBox: Currency Exchange Rates Automation

af Henrik Jensen 3. oktober 2017 13:24

Det kan ofte være et stort problem at få opdateret Valutaer i CRM, enten når man opretter dem eller løbende.

Jeg faldt over et relativt nyt værktøj, til XrmToolBox, som kan hente Valutaer fra forskellige udbydere og implementere dem i CRM. Værktøjet hedder Currency Exchange Rates Automation.

Valutaerne kan hentes fra forskellige udbydere:

European Central Bank fungerer bedst i forhold til DKK. Hvis en valuta ikke kan hentes vil man få en fejlmeddelelse.

Microsoft ændrer markant på licensformen i Dynamics 365

af Henrik Jensen 19. september 2017 14:00

Marketinghajen Flemming Bækdal fra firmaet For A Fact, har gjort mig opmærksom på at Microsoft har besluttet at ændre markant på deres licensformer i Dynamics 365.

Den store nyhed er, at Microsoft ikke i fremtiden vil operere med 2 overordnede licensmodeller (Business og Enterprise) i Dynamics 365 i fremtiden. I stedet vil licenserne blive funktionsorienteret...en form for á la carte, hvor man betaler for det man bruger.

Her er et skærmbillede at den nye opdeling, som benytter en Apps-tilgang:

Link til et blogindlæg om nyheden (Engelsk): Dynamics 365 – Kicking the Hornets Nest...

Opdatering af Click2Clone fra Inogic

af Henrik Jensen 6. september 2017 11:42

Firmaet Inogic har, for en del tid siden, udviklet værktøjet Click2Clone, som har til formål at klone poster i CRM. Ikke bare standard-entiteter men også brugerdefinere entiteter.

Værktøjet er ikke gratis, men man kan downloade det, fra AppSource, og benytte det gratis i en periode.

Læs mere om værktøjet her (Engelsk): Click2Clone - Clone Dynamics CRM/365 Records...

Senest har Inogic opdateret værktøjet med følgende funktionaliteter:

  • Kloning af poster baseret på hierarki
  • Kloning af poster ved brug af Arbejdsprocesser (Workflow)
  • Anvendelse af præ- og postfix af poster ved kloning

Bliv medlem af CRMUG DK

De regionale afdelinger i CRMUG giver mulighed for a mødes med andre medlemmer af CRMUG i dit lokalområde. Hermed får du mulighed for at mødes ansigt til ansigt og vidensdele med andre brugere af Microsoft Dynamics CRM i dit område.

Læs mere den Danske afdeling af CRMUG...

Om Henrik Jensen

Jeg har altid fingeren på pulsen når det drejer sig om Microsofts produkter & teknologier, og især når det handler om Microsoft Dynamics CRM.

Henrik Jensen

Jeg har arbejdet professionelt i IT-branchen mere end 25 års, deraf mere end 18 år med CRM-systemer, og samtidig indehaver af mere end 50 Microsoft-certificeringer.

Mobil: +45 20 300 300
E-mail: hj@easyconsult.dk

EASYConsult ApS

Læs mere...

Downloads, værktøjer, installation og JScript

Downloade komponenter til MS CRM:
    • Microsoft Dynamics CRM 4.0
    • Microsoft Dynamics CRM 2011
    • Microsoft Dynamics CRM 2013
    • Microsoft Dynamics CRM 2015
    • Microsoft Dynamics CRM 2016

Liste over Opdateringspakker (Rollups):
    • Microsoft Dynamics CRM 4.0
    • Microsoft Dynamics CRM 2011
    • Microsoft Dynamics CRM 2013
    • Microsoft Dynamics CRM 2015
    • Microsoft Dynamics CRM 2016

Værktøjer til MS CRM:
    • Liste med værktøjer til MS CRM

Krav og opsætninger til installation:
    • Krav og opsætninger MS CRM 2011
    • Krav og opsætninger MS CRM 2013
    • Krav og opsætninger MS CRM 2015
    • Krav og opsætninger MS CRM 2016

JScript eksempelkode:
    • Javascript API-reference
    • Javascript eksempelkode

Diverse værktøjer:
    • Sysinternals
    • PowerShell og MS CRM 2011

Visual Studio, SSIS og Kingswaysoft
    • Visual Studio 2017
    • Dataværktøjer (SSIS) 2017
    • Kingswaysoft

Månedsliste

Forbehold

Alt hvad du læser på denne blog er alene udtryk for mine egne holdninger og meninger, og kan ikke henføres til andet end som så.

De løsninger jeg fremstiller på denne blog er ikke nødvendigvis testet i et driftsmiljø. Hvis du gør brug af mine løsninger er det på eget ansvar.