Feltsikkerhed i MS CRM 2011...hvordan virker det?

I MS CRM 2011 kan man bruge Feltsikkerhed til at begrænse adgangen til felter for visse Brugere og Grupper (Teams). Man kan opsætte sikkerhed, som medfører, at bestemte brugere kan læse og opdatere et bestemt felt, mens andre kun kan læse indholdet i feltet.

Efterfølgende tager vi udgangspunkt i et scenarie, som kan illustreres på følgende måde:

Scenariet handler om:

  • 3 Brugere (Anders, Bent og Henrik), som hver er tilknyttet en Sikkerhedsrolle (Kundeservicemedarbejder, Sælger og Systemadministrator). Sikkerhedsrollen er som sådan ikke vigtig i forhold til Feltsikkerhed, men mere for at illustrere, at de 3 brugere har forskellige roller i MS CRM.
  • Firma-objektet skal der oprettes et felt (Kreditstatus). Feltet skal indstilles til Feltsikkerhed.
  • De 3 Brugere skal have kunne agere forskelligt (Læs, Opret, Opdater) i forhold til dette felt (Kreditstatus).

 

Grundlæggende opsætning af Feltsikkerhed

For lige at slå en vigtig ting fast...Feltsikkerhed kan kun opsættes på Brugerdefinerede felter, og altså ikke på MS CRM's standardfelter. Jeg kender ikke den egentlige årsag til det, men man kan jo gætte på, at til en del af standardfelterne er der tilknyttet en funktionalitet, som kan drille hvis der benyttes Feltsikkerhed på disse felter.

Når man opretter et felt kan man Aktivére Feltsikkerhed på feltet.

Når man indsætter feltet på en formular vises det med en nøgle, der indikerer at feltet er omfattet af Feltsikkerhed.

Feltet er nu omfattet af Feltsikkerhed, og man kan nu oprette profiler til, at håndtere feltsikkerheden.

Oprettelse af Feltsikkerhedsprofiler

For at få feltsikkerheden til at virke skal der opsættes 1 eller flere Feltsikkerhedsprofiler.

Man skal igennem følgende 3 punkter for at begrænse adgangen til felter:

  1. Opret en Feltsikkerhedsprofil.
    1. Vælg Indstillinger, Administration, Feltsikkerhedsprofiler.
    2. Klik på knappen Ny(t).
    3. Indtast et Navn og eventuelt Beskrivelse.

  2. Tilknyt Brugere og/eller Grupper (Teams) til Feltsikkerhedsprofilen.
    1. Klik på Brugere, i den venstre menu. Klik derefter på knappen Tilføj.

    2. I dialogboksen Slå poster op, vælges Anders Andersen. Slut af med at klikke på knappen OK.

    3.  

  3. Indstil hvilke tilladelser (Læs, Opdater, Opret), der skal være gældende for Feltsikkerhedsprofilen.
    1. Klik på Feltrettigheder, i den venstre menu.
      Bemærk, at feltet Kreditstatus automatisk vises i listen.

    2. Marker feltet og klik på knappen Rediger. Indstil følgende rettigheder:

    3. Klik på knappen OK.

    4. I dialogboksen Feltrettigheder klikkes på knappen Gem og luk.

     

Man kunne herefter oprette endnu en Feltsikkerhedsprofil, med navnet Sælgere. Indsætte Bent Bentsen i den, og indstille rettighederne til Læs, Opret.

Feltsikkerhedsprofilen med navnet Systemadministrator findes, som standard i MS CRM. Der gælder følgende for den:

  • Den kan ikke slette.
  • Alle Brugere med Sikkerhedsrollen Systemadministrator vil automatisk findes i profilen, og kan ikke fjernes herfra.
  • Man kan indsætte Brugere, som ikke er har Sikkerhedsrollen Systemadministrator, i profilen.
  • Indstillingerne for Feltsikkerhed er altid Læs, Opdater og Opret, hvilket ikke kan ændres.
     
     

Forklaring på indstillingerne for Feltsikkerhed

Der er følgende forklaring til indstillingerne Læs, Opdater og Opret ved Feltsikkerhed:

  • Læs: Man kan se indholdet af feltet.
    Hvis man ikke har ret til Læs, vises feltindholdet således:

    Indholdet vises som 7 punkter, uanset feltets indhold. Feltet Kreditstatus er jo en liste (Picklist), men det vises heller ikke. 
      
     
  • Opdater: Man kan opdatere/redigere feltet.
    Hvis man ikke har ret til Opdater, vises feltindholdet således:

    Man kan se værdien men ikke ikke ændre den. I tilfældet herover kan man heller ikke se de øvrige elementer i listen.
      
     
  • Opret: Man kan indtaste eller vælge en værdi i feltet, men kun når en post oprettes. Derefter afhænger rettighederne af om man må Læs(e) og/eller Opdater(e).

 

Visning af Feltsikkerhedsprofiler

Ud over at Feltsikkerhedsprofiler vises i Indstillinger, Administration, Feltsikkerhedsprofiler. Kan man tillige se hvilken Feltsikkerhedsprofil en Bruger er tilknyttet, på Brugerens formular:

 

Yderligere oplysninger

Der er selvfølgelig taget forhold overfor situationer hvor en Bruger forsøger at søge efter felters indhold, som en Sikkerhedsprofil ikke tillader, at Brugeren må se. dette gælder også for visning af data i Rapporter, når man er Offline med Outlook og i andre tænkelige situationer.

Man kan læse mere detaljeret om Feltsikkerhed i følgende indlæg (Engelsk): How Field Security Can Be Used to Control Access to Field Values In MS CRM...

Bliv medlem af CRMUG DK

De regionale afdelinger i CRMUG giver mulighed for a mødes med andre medlemmer af CRMUG i dit lokalområde. Hermed får du mulighed for at mødes ansigt til ansigt og vidensdele med andre brugere af Microsoft Dynamics CRM i dit område.

Læs mere den Danske afdeling af CRMUG...

Om Henrik Jensen

Jeg har altid fingeren på pulsen når det drejer sig om Microsofts produkter & teknologier, og især når det handler om Microsoft Dynamics CRM.

Henrik Jensen

Jeg har arbejdet professionelt i IT-branchen mere end 25 års, deraf mere end 18 år med CRM-systemer, og samtidig indehaver af mere end 50 Microsoft-certificeringer.

Mobil: +45 20 300 300
E-mail: hj@easyconsult.dk

EASYConsult ApS

Læs mere...

Downloads, værktøjer, installation og JScript

Downloade komponenter til MS CRM:
    • Microsoft Dynamics CRM 4.0
    • Microsoft Dynamics CRM 2011
    • Microsoft Dynamics CRM 2013
    • Microsoft Dynamics CRM 2015
    • Microsoft Dynamics CRM 2016

Liste over Opdateringspakker (Rollups):
    • Microsoft Dynamics CRM 4.0
    • Microsoft Dynamics CRM 2011
    • Microsoft Dynamics CRM 2013
    • Microsoft Dynamics CRM 2015
    • Microsoft Dynamics CRM 2016

Værktøjer til MS CRM:
    • Liste med værktøjer til MS CRM

Krav og opsætninger til installation:
    • Krav og opsætninger MS CRM 2011
    • Krav og opsætninger MS CRM 2013
    • Krav og opsætninger MS CRM 2015
    • Krav og opsætninger MS CRM 2016

JScript eksempelkode:
    • JScript eksempelkode

Diverse værktøjer:
    • Sysinternals
    • PowerShell og MS CRM 2011

Månedsliste

Forbehold

Alt hvad du læser på denne blog er alene udtryk for mine egne holdninger og meninger, og kan ikke henføres til andet end som så.

De løsninger jeg fremstiller på denne blog er ikke nødvendigvis testet i et driftsmiljø. Hvis du gør brug af mine løsninger er det på eget ansvar.