Microsoft Dynamics CRM skabeloner til brevfletning

Denne artikel handler om at oprette en skabelon til brevfletning med Microsoft Word, som kan uploades til Microsoft Dynamics CRM.

Indledning

Hvad handler det om?:

  • Forskellige dokumentformater.
  • Forskellige versioner af Word XML-formater.
  • Anvendelse af tom skabelon til brug i MS CRM.
  • Upload til CRM via web og Outlook-klienten.

Forskellige dokumenttyper og deres roller

Der findes tre typer dokumenter, som kan anvendes til brevfletning, og dem skal vi lige have styr på:

  1. Dokumenttyper som er fundamentet til brevfletning (. DOT eller. DOTX /. DOTM).
    • Skabelonen bruges som grundlag for at oprette brevfletningsdokumenter.
    • På den lokale klient er skabelonerne typisk placeret i en skabelonmappe (f.eks. C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\<language>\<type>)
  2. Vigtigste dokumenter til brevfletning (. DOC eller. DOCX,. DOCM).
    • Det vigtigste dokument er den skabelon, der anvendes til at generere de enkelte dokumenter. Den indeholder et link til datakilden og brevfletning tags.
    • Motoren til håndtering af brevfletning virker på det primære dokument, og genererer de enkelte dokumenter (resultatet af brevfletningen).
  3. Dokumenter genereret af en brevfletning.
    • De enkelte dokumenter er resultatet af en gennemført brevfletning og er genereret af brevfletningsmotoren.
    • Disse dokumenter kan sendes som e-mail, fax eller udskrives.

Et MS CRM dokument til brevfletning skal være en Word XML-fil. Brugerne kan uploade både skabeloner til brevfletning, som så kan virke som skabeloner til yderligere brevfletning.

For at uploade dokumenter til MS CRM, og anvende disse til brevfletningsskabelon, skal brugeren konvertere filerne til XML-fil. At konvertere et Word-dokument til XML fil kan nemt gøres ved at bruge "Gem som" i Word.

MS CRM understøtter begge versioner af Microsoft Word XML-filformat.

  • Microsoft Word 2003 kaldet WordML
  • Microsoft Word 2007 kaldet Open Office Format

Man skal være opmærksom på, at hvis der er makroer i dokumenter i Word 2007, er der visse begrænsninger. DOCM og. DOTM kan indeholde makroer og kan ikke gemmes i 2007 Word XML-format. Den nye XML-format tillader ikke brug af makroer. Hvis man har brug for makroer er det bedst at gemme dokumenterne i 2003 XML-format, og overføre disse til MS CRM.

Som udgangspunkt anvendes Word 2003-filformatet når der skal oprettes skabeloner. Man kan sidenhen erstatte dokumentet med Word 2007-formatet. Det gør man ved at erstatte den BlankMailMerge.XML-fil placeret i mappen "C:\Program Files\Microsoft Dynamics CRM\Server\ApplicationFiles" med en anden fil, der er i Word 2007-format.

Uploading skabeloner til MS CRM

Både Outlook klienten og web-klienter kan bruges til at uploade skabeloner til MS CRM. Hvis du allerede har en Word XML-fil, der skal uploades, kan du navigere til Settings->Templates->Mail Merge template, og oprette en ny eller redigere et eksisterende brevfletningsskabelon, registrerer og uploade dokumentet i vedhæftet fil.

Personligt syntes jeg det er lettere at oprette og uploade skabeloner ved brug af Word/Outlook. Brugere kan oprette brevfletningen direkte i Word, ganske som man kender det, og derefter på den sidste skærm i guiden Brevfletning, klikkes der på Upload to CRM.

Der er flere fordele ved at anvende Outlook/Word til upload af skabelonen, idet der automatisk bliver registreret; identifikation af sprog id, associrrede entity mv. Datakilden bliver også håndteret korrekt, og skaber sjældent problemer (det kan den godt via upload fra web).

Bliv medlem af CRMUG DK

De regionale afdelinger i CRMUG giver mulighed for a mødes med andre medlemmer af CRMUG i dit lokalområde. Hermed får du mulighed for at mødes ansigt til ansigt og vidensdele med andre brugere af Microsoft Dynamics CRM i dit område.

Læs mere den Danske afdeling af CRMUG...

Om Henrik Jensen

Jeg har altid fingeren på pulsen når det drejer sig om Microsofts produkter & teknologier, og især når det handler om Microsoft Dynamics CRM.

Henrik Jensen

Jeg har arbejdet professionelt i IT-branchen mere end 25 års, deraf mere end 18 år med CRM-systemer, og samtidig indehaver af mere end 50 Microsoft-certificeringer.

Mobil: +45 20 300 300
E-mail: hj@easyconsult.dk

EASYConsult ApS

Læs mere...

Downloads, værktøjer, installation og JScript

Downloade komponenter til MS CRM:
    • Microsoft Dynamics CRM 4.0
    • Microsoft Dynamics CRM 2011
    • Microsoft Dynamics CRM 2013
    • Microsoft Dynamics CRM 2015
    • Microsoft Dynamics CRM 2016

Liste over Opdateringspakker (Rollups):
    • Microsoft Dynamics CRM 4.0
    • Microsoft Dynamics CRM 2011
    • Microsoft Dynamics CRM 2013
    • Microsoft Dynamics CRM 2015
    • Microsoft Dynamics CRM 2016
    • Microsoft Dynamics 365

Ikoner:
    • Icons8

Krav og opsætninger til installation:
    • Krav og opsætninger MS CRM 2011
    • Krav og opsætninger MS CRM 2013
    • Krav og opsætninger MS CRM 2015
    • Krav og opsætninger MS CRM 2016
    • Krav og opsætninger Dynamics 365

JScript eksempelkode:
    • Javascript API-reference
    • Javascript eksempelkode

Diverse værktøjer:
    • Liste med værktøjer til MS CRM
    • Sysinternals
    • PowerShell og MS CRM 2011

Visual Studio, SSIS og Kingswaysoft
    • Visual Studio 2017
    • Dataværktøjer (SSIS) 2017
    • Kingswaysoft
    • SSIS Navnekonventioner

Månedsliste

Forbehold

Alt hvad du læser på denne blog er alene udtryk for mine egne holdninger og meninger, og kan ikke henføres til andet end som så.

De løsninger jeg fremstiller på denne blog er ikke nødvendigvis testet i et driftsmiljø. Hvis du gør brug af mine løsninger er det på eget ansvar.